Lecture automatique de factures et de documents
Recopier un numéro de facture dans un tableau est un geste qui ne se voit pas et qui prend la journée par petits morceaux. Une mécanique lit le document, en sort les champs qui vous servent, range le fichier et signale ce qui ne colle pas. Le reste part vers un humain, avec le document sous les yeux.
Le geste qu’on ne compte jamais
Une facture fournisseur arrive par mail. Quelqu’un l’ouvre, lit le montant, vérifie qu’il correspond à la commande, saisit le numéro et la date dans l’outil comptable, puis range le fichier du mois.
Pris un par un, ces gestes durent quelques instants. Additionnés sur un mois de factures, de bons de livraison et de contrats, ils occupent une vraie part d’un poste, et cette part est de la recopie sans aucune décision. C’est exactement le profil que nous cherchons, fréquent, numérique et répétitif. Les six critères que nous appliquons sont presque tous cochés d’avance.
Ce qu’une lecture automatique sort d’un document
Elle ne se contente pas de transformer une image en texte. Elle identifie d’abord le type de document, puis va chercher les champs qui comptent pour ce type là. Sur une facture, ce sont toujours les mêmes.
- Émetteur
- La raison sociale et l’identifiant du fournisseur, rapprochés de votre base.
- Numéro de pièce
- L’identifiant du document chez son émetteur, indispensable pour détecter un doublon.
- Dates
- Émission et échéance, qui alimentent les rappels de paiement.
- Montants
- Total hors taxe, taxe, total à payer, avec la vérification que l’addition tombe juste.
- Références de commande
- Le lien vers votre bon de commande ou votre devis, s’il figure.
- Lignes
- Le détail article par article, quand il vous sert. Souvent l’en-tête suffit et le détail coûte plus qu’il ne rapporte.
Sur un bon de livraison, ce sont les quantités reçues et les références. Sur un contrat, les dates d’effet, la durée, la clause de reconduction, le préavis. La liste se décide avec vous avant d’écrire quoi que ce soit.
Le contrôle de cohérence, la partie qui a le plus de valeur
Extraire est utile, contrôler est ce qui évite les erreurs coûteuses. La mécanique confronte les champs sortis à ce que vous savez déjà.
Le montant correspond-il au bon de commande. Le fournisseur existe-t-il dans votre base. Ce numéro de pièce est-il déjà passé, autrement dit payez-vous deux fois la même chose. La quantité facturée correspond-elle à la quantité reçue.
Chacun de ces contrôles est une question fermée, à laquelle une machine répond mieux qu’un humain en fin de mois. Les écarts remontent dans une liste courte, et c’est elle que quelqu’un regarde, au lieu de la pile entière.
Le rangement, et la revue de ce qui reste douteux
Le fichier d’origine est conservé tel quel, renommé selon une règle lisible, et déposé dans votre outil de gestion. Il reste consultable à côté des données extraites, parce que la donnée sans sa pièce ne vaut rien en cas de contrôle.
À chaque champ correspond un niveau de confiance. Sous le seuil fixé ensemble, le document n’est pas traité en silence, il attend en revue avec les champs douteux surlignés et la pièce à côté. La personne valide ou corrige, et ces corrections ajustent les règles sur ce fournisseur. Un émetteur dont la mise en page pose problème le pose une fois, pas tous les mois.
Ce que la lecture automatique rate
Les documents scannés de travers
Une photo de biais, un scan à l’envers, un contraste faible ou un pli au milieu du montant dégradent la lecture. Une partie de ces cas se redresse toute seule, le reste part en revue. D’où notre conseil, préférer un fichier natif au scan quand le fournisseur peut l’envoyer.
Les tableaux complexes
Un tableau à cellules fusionnées, avec des sous-totaux ou une suite sur plusieurs pages, est le cas le plus difficile. Les colonnes se décalent et une valeur atterrit dans la mauvaise. Quand le détail ligne à ligne vous est indispensable, nous le disons franchement, ce sujet demande un travail par fournisseur.
Les mentions manuscrites
Un bon de livraison annoté à la main, une quantité barrée et corrigée au stylo, une réserve écrite dans la marge. L’écriture manuscrite se lit mal et ces mentions sont souvent la seule information qui compte sur la page. Ces documents partent en revue, sans tenter de deviner.
Où vivent vos documents
Une facture porte des données commerciales et parfois personnelles. Ce qui part vers un service extérieur se décide avant la première ligne de code, nos règles sont sur la page sécurité et hébergement.
Le bon premier document
Un seul type de document et un seul fournisseur suffisent pour la première version. Vous voyez le résultat sur vos vraies pièces, vous jugez, et on étend. Le contexte général est sur la page automatisation des processus.