Est-ce que mon processus est automatisable
Prenez un processus précis, un seul, celui qui vous agace le plus en ce moment. Pas « la gestion des clients », plutôt « ce qu’il faut faire quand une commande arrive ». Répondez aux cinq questions ci dessous en pensant à ce processus là. C’est la grille que nous appliquons avant de proposer quoi que ce soit, et vous pouvez la passer sans nous.
Première question, d’où vient l’information
Une mécanique ne travaille que sur ce qui existe déjà sous forme de fichier, de message ou d’enregistrement. Elle ne devine rien de ce qui n’a jamais été saisi.
- Le cas qui passe
- Les factures fournisseurs arrivent en pièce jointe dans une boîte dédiée.
- Le cas qui bloque
- L’information vit dans la tête du chef d’atelier, ou dans une pile de papier que personne ne scanne.
Le papier photographié est un cas limite. C’est faisable, avec une étape de lecture en plus, à éprouver sur vos vrais documents avant toute promesse.
Deuxième question, la règle s’explique-t-elle
Imaginez un nouvel arrivant. Pourriez-vous lui expliquer en quelques phrases ce qu’il faut décider à chaque passage, et selon quoi ? Si oui, cette explication est déjà le cahier des charges de la mécanique.
- Le cas qui passe
- Une commande validée déclenche toujours la même suite, dans le même ordre, quel que soit le client.
- Le cas qui bloque
- La réponse à une réclamation, où il faut peser l’ancienneté du client, son historique et le geste commercial que vous êtes prêt à faire.
Un processus régulier avec quelques exceptions reste un bon sujet. On mécanise le tronc commun, et les exceptions reviennent à une personne qui a enfin le temps de s’en occuper.
Ces deux premières questions décident seules
Un non à l’une ou à l’autre écarte le sujet pour l’instant. Ce n’est pas un refus définitif, c’est souvent un travail préalable, numériser une source, écrire une règle qui ne vivait que dans l’usage. Nous le disons avant tout devis, parce qu’une mécanique posée sur une source floue ou une règle implicite coûte plus cher à surveiller que la tâche qu’elle remplace.
Quand les deux réponses sont oui, le sujet se fait. Les trois questions suivantes ne tranchent plus, elles disent combien cela coûtera et par où entrer.
Troisième question, combien de fois par mois
Le temps que la tâche prend une fois compte moins que le nombre de fois où elle revient. Une tâche pénible mais rare se supporte, une tâche courte mais quotidienne finit par occuper une personne à temps partiel.
Un petit volume n’interdit rien. Il déplace simplement le choix vers une solution plus légère, parfois un simple abonnement à un outil grand public plutôt qu’un projet.
Quatrième question, vos logiciels ont-ils une porte
Deux logiciels ne se parlent pas parce qu’ils sont sur le même bureau. Il faut une porte, une interface programmable, un export automatique, ou une boîte mail dédiée qui sert d’entrée.
Un vieux logiciel installé sur un seul poste, sans export, n’arrête pas le projet mais le renchérit. C’est la question dont les mauvaises surprises coûtent le plus cher, elle se vérifie donc dès le premier échange.
Cinquième question, que coûte une erreur
Toute mécanique finit par se tromper une fois. La vraie question est ce que cette erreur coûte, et si quelqu’un la verrait.
Une erreur bon marché et visible, un fichier mal rangé, se corrige au passage. Une erreur coûteuse ou invisible, un montant faux envoyé à un client, impose une relecture humaine avant tout envoi, et une trace de chaque action. Cette réponse fixe la place de l’humain dans la mécanique, pas la décision de la construire.
Ce que donne la grille
Un sujet où tout passe ressemble à la lecture automatique de factures. Les autres familles que nous reprenons sont sur la page automatisation, et la façon dont nous menons un projet, y compris le moment où il s’arrête, est décrite dans notre méthode.
Si votre cas résiste à la grille, décrivez le nous, c’est souvent là que la conversation devient utile.